Faktor yang Mempengaruhi Kegagalan Dalam Sebuah Event

www.3-beards.comFaktor yang Mempengaruhi Kegagalan Dalam Sebuah Event. Dalam merencanakan dan melaksanakan kegiatan, tentunya memperoleh manfaat dan memastikan kelancaran kegiatan merupakan tujuan terpenting dan perhatian utama setiap penyelenggara.

Masalah yang biasanya muncul pada saat mempersiapkan kegiatan adalah kesalahan tim dalam menyusun rencana anggaran atau kesalahan dalam menjalankan kegiatan yang tentunya akan berdampak pada kerugian yang ditimbulkan.

Kedua faktor ini penting untuk memastikan kelancaran acara, karena tanpa perencanaan yang tepat dan alokasi dana yang tepat, biaya penyelenggaraan acara akan membengkak dan kesalahan akan terjadi di tempat saat acara diadakan.

Banyak pihak penyelenggara yang masih bingung dengan persiapan dan perencanaan acara, yang mungkin disebabkan kurang pahamnya acara, atau karena persiapan yang terlalu tergesa-gesa dan banyak hal yang terlewat.

Oleh karena itu pada pembahasan kali ini kami akan memperkenalkan kepada Anda bagaimana menyelenggarakan acara yang sukses, lancar, dan bebas hambatan, yang tentunya menguntungkan bagi penyelenggara (juga dikenal dengan sebutan event organizer).

Alasan Suatu Event Gagal

Sebelum kita masuk ke panggung dan bagaimana cara membuat acara yang sukses, Anda perlu memahami terlebih dahulu apa yang ada di balik kegagalan acara tersebut, apakah itu finansial atau merugi, atau dari segi kelancaran kemajuan dan kesuksesan acara tersebut.

Sebagai konsultan di bidang MICE, menurut pengalaman saya, saya sendiri sering menjumpai berbagai insiden gagal.Menurut pengalaman saya, saya menemukan bahwa dimanapun Anda berada, peserta insiden tidak akan berubah, melupakan semua informasi terbaru. Kesalahan terbesar.

EO terkadang anda sudah melakukan yang terbaik dalam acara tersebut, dan ternyata anda akan tetap dikritik dan tidak puas dengan acara tersebut karena peserta mengeluh tidak mencapai tujuan yang mereka inginkan karena menghabiskan banyak uang untuk layanan anda, jadi yang harus Anda lakukan hanyalah “berubah”. Ada banyak alasan yang dapat menyebabkan acara gagal dan kalah, namun beberapa konten yang akan kami sampaikan antara lain:

  1. Penyelenggara acara yang tidak berpengalaman

Alasan pertama kegagalan acara tersebut adalah karena penyelenggara (EO) kurang memiliki pengetahuan dan pengalaman yang dibutuhkan oleh acara tersebut sehingga menimbulkan banyak hal yang bisa diharapkan sebelum terjadi.

Baca Juga: Tata Cara Didalam Event Organizer

Kurangnya pengetahuan dan pengalaman dapat menyebabkan banyak keputusan yang salah, penanganan kesalahan yang salah, atau Anda mungkin kewalahan oleh berbagai masalah atau bahkan tidak melakukan apa-apa.

Padahal, trade fair atau event adalah bagian dari marketing, karena Anda akan menggunakan semua aspek dan energi untuk mencapai tujuan penjualan dan pemasaran, maka alat yang digunakan juga antara lain direct mail, telemarketing, promosi / tugas perdagangan.

Fitur promosi, Komersial, termasuk papan reklame, hubungan masyarakat, televisi, literatur, dan juga semua alat pemasaran yang tersedia. Hal yang baik adalah Anda harus menggunakan model bauran pemasaran Banyak perusahaan EO menghabiskan sedikit waktu untuk studi kasus dan mengintegrasikan konsep pemasaran yang ada tanpa pernah menyadari keunikan dan potensi kampanye kepada Anda.

Di Amerika Serikat, terdapat organisasi asosiasi nirlaba, pertemuan tahunan American Health Care Association. Saat itu, penyelenggara menggabungkan sekitar 11 teknologi dari semua konsep pemasaran di dunia dalam waktu 6 bulan setelah pembentukan asosiasi.

untuk mencapai efek terbesar. Organisasi nirlaba telah menjadi asosiasi yang sangat menguntungkan, yang telah tumbuh 15 kali lipat dibandingkan model investasi awal.

  1. Kesalahan dalam penganggaran

Kedua, penyebab kegagalan biasanya karena kesalahan penyelenggara dalam menyusun rencana anggaran untuk acara tersebut, yang pada akhirnya menyebabkan kurangnya dana yang dialokasikan untuk kebutuhan, atau bahkan tidak ada dana sama sekali, karena diabaikan yang pada akhirnya akan bermuara gagal.

Akibatnya, kejadian tak bisa berjalan mulus. Merancang anggaran yang andal adalah tujuan semua bisnis. Setelah ditentukan bahwa aktivitas akan segera dimulai, jumlah uang yang akan Anda investasikan dalam suatu aktivitas bergantung pada skala aktivitas Anda, jumlah uang yang terbuang oleh EO, dan waktu yang salah.

Bahwa sistem anggaran ini memiliki dua aspek yaitu aspek hardware dan aspek software, aspek hardware adalah venue, tata letak panggung, tata suara dan pencahayaan, dalam hal ini pameran anda dirancang (Jika Anda mengadakan konser, tentu saja akomodasi dan transportasi sudah termasuk), termasuk barang, struktur, ataupun pengiriman stan.

Dari segi software biasanya marketing, direct mail, telemarketing, LO dan personel pendukung lainnya, customer service atau customer relation officer, cinderamata atau hadiah, kegiatan tindak lanjut setelah acara, jadi yang jadi pertanyaan adalah pihak mana yang bertanggung jawab atas penyelenggara acara dan partisipasi Peserta / sponsor, apakah Anda beruntung? Tentu saja, dalam hal software, di mana Anda akan menghabiskan banyak waktu, tenaga, dan uang? Tentu saja, karena kurangnya perhitungan yang cermat, perangkat keras dan jumlah penyelenggara acara gagal di perangkat keras.

  1. Koordinasi yang buruk

Ketiga, kesalahan yang sering terjadi dalam perencanaan dan pelaksanaan kegiatan adalah koordinasi yang buruk pada hari-H, sehingga jadwal kegiatan dan kelancaran kegiatan akan berantakan dan menimbulkan banyak kekurangan dan kesalahan. Secara finansial, ini semua merugikan. Dan reputasi acara tersebut.

  1. Persiapan yang kurang matang

Dalam perencanaan atau pengorganisasian suatu acara, tetap saja terkait dengan pengalaman dan koordinasi. Mungkin bisa ditambahkan persiapan yang kurang memadai, seperti konsep acara yang belum dicantumkan dengan jelas, perencanaan acara yang tidak akurat dan waktu persiapan yang terlalu ketat juga dapat menyebabkan acara tersebut berakhir gagal.

Mengajukan pertanyaan yang cukup sederhana, “Siapa yang mengajari mereka mengadakan acara? Untuk setiap EO dan penyelenggara pameran yang Anda kenal, jawaban yang sangat positif adalah” Tidak “.

Jadi di mana mereka belajar? Jawaban klasiknya adalah “Pengalaman” Mereka yang paling banyak guru-guru yang berharga, mereka belajar dengan menonton dan meniru acara lainnya, akibatnya acara yang diselenggarakan oleh banyak penyelenggara acara biasanya hampir sama satu sama lain.

Merencanakan suatu acara ibarat mengadakan pertunjukan sirkus. Badut berjalan di atas tali di tempat yang tinggi tanpa jaring pengaman. Ketika berani memulai acara, Anda harus maju dan tidak mundur.

Sekalipun demikian seorang model, Anda tidak ada hubungannya. Waktu untuk berganti pakaian, dan itu pasti sepadan dengan risikonya. Anda tidak mengetahui jumlah tamu dan pemasok yang akan hadir atau siap untuk bekerja sama, tetapi Anda dapat merencanakan, mengatur, dan menyiapkan hal-hal yang tidak perlu.

Ingat, sebuah peristiwa bukanlah permainan, juga bukan aktivitas spekulatif, yang perlu dilakukan hanyalah akurasi dan ketepatan waktu.

Faktor Keberhasilan Event

Setelah Anda memahami dan memahami mengapa acara tersebut dapat mengakibatkan kegagalan atau kerugian, kami akan memberikan beberapa tips dan cara membuat acara untuk membantu dan memastikan bahwa acara tersebut berjalan dengan baik bahkan menguntungkan.

  1. Pengalaman Dalam Menjalankan Event

Seperti yang telah kita bahas diatas mengenai faktor-faktor yang menyebabkan kegagalan suatu acara, pengalaman mengadakan suatu acara jenis tertentu menjadi salah satu pertimbangan yang paling penting, dan tentunya akan lebih baik saat melaksanakan acara tersebut.

Jika Anda tidak berpengalaman, tetapi masih ingin mengadakan acara karena suatu alasan, sebaiknya Anda menyewa konsultan untuk acara tersebut atau mengundang orang yang berpengalaman untuk bergabung dengan tim, atau berdiskusi dengan orang yang lebih berpengalaman. Dibandingkan dengan Anda, Anda bisa hindari ketidakpatuhan di masa depan.

Dengan membayar jasa konsultasi, Anda akan memiliki seseorang yang akan selalu mengingatkan Anda tentang apa yang perlu Anda lakukan, memastikan Anda tetap fokus dan mengingatkan Anda tentang tanggung jawab yang perlu Anda lakukan sebelum dan selama acara.

  1. Teliti Saat Menyusun Rancangan Anggaran

Mengatur anggaran acara merupakan salah satu kegiatan terpenting dalam tahap persiapan sebelum acara, karena di sini Anda bisa mengetahui perkiraan biaya yang dibutuhkan agar acara bisa berjalan dengan lancar.

Periksa dengan cermat anggaran yang telah Anda buat. Cara terbaik adalah memeriksa item yang Anda tahu persis berapa banyak anggaran yang Anda butuhkan, tetapi tetap mengalokasikan anggaran yang secara nominal lebih besar dari nilai sebenarnya untuk memprediksi pengeluaran berlebih.

  1. Pembagian tanggung jawab yang tepat

Saat memberikan tugas kepada tim pelaksana, sebaiknya Anda benar-benar menunjuk orang yang sudah tahu dan familiar dengan bidang tersebut, atau setidaknya memiliki kecenderungan untuk beradaptasi dan mengambil keputusan yang baik.

Jika digunakan secara tidak benar, tugas yang Anda berikan pada akhirnya dapat menjadi berantakan dan dapat menyebabkan pembengkakan biaya, yang seharusnya dapat Anda tekan.

  1. Identifikasi sponsor yang tepat

Saat menyusun daftar calon sponsor atau donatur, sebaiknya sesuaikan dengan jenis acara yang ingin Anda buat berdasarkan topik, tema, target pengunjung, dan hubungan dengan calon konsumen target mencari sponsor.

Menentukan calon sponsor yang cocok dapat menyebabkan kegagalan kerjasama dan kegagalan untuk menyediakan dana yang Anda rencanakan, yang pasti akan mengarah pada kelancaran acara.

Cara Mendapatkan Sponsor

a. Pilih sponsor yang sesuai dengan target audiens Anda

Pertama-tama, jangan terburu-buru saat memilih calon sponsor yang Anda cari, karena tidak selalu sesuai dengan target pengunjung di acara Anda. Misalnya jika ingin mengadakan seminar kesehatan, maka sponsor yang cocok adalah perusahaan di industri farmasi, institusi rumah sakit atau perseorangan dan organisasi dalam komunitas medis.

Kemudian, jika ingin menggelar konser musik, tentukan dulu segmentasi dan demografi calon pengunjung, seperti jenis kelamin, rentang usia, pekerjaan, tingkat pendidikan, dll., Kemudian pilih sponsor terkait sponsor Makanan dan minuman yang akan menjadi pengunjung.

Buat daftar sponsor yang ingin Anda temukan dengan excel atau alat serupa, dan temukan serta masukkan informasi tentang nomor kontak, alamat, dan orang yang bertanggung jawab untuk menangani permintaan kerjasama sponsor dari sudut pandang Anda sebagai penyelenggara dan dalam setiap aspek.

b. Dikelompokkan menurut jenis sponsor

Harap luangkan waktu untuk mengkategorikan jenis sponsor yang Anda butuhkan, misalnya Anda ingin sponsor menyediakan perlengkapan, sponsor yang memenuhi kebutuhan promosi dan penerbitan, dan sponsor menyediakan dana.

Kemudian, setelah mengkategorikan jenis sponsorship, Anda dapat memasukkan jenis sponsorship yang Anda cari berdasarkan jenis sponsorship yang telah Anda lakukan sebelumnya. Tentunya ini bersifat sementara, karena sponsor yang Anda cari menyediakan peralatan bahkan mungkin ingin berdonasi dalam bentuk uang, begitu juga sebaliknya.

c. Batas waktu pembuatan

Metode kedua adalah memperjuangkan tenggat waktu untuk sponsorship Anda, sehingga Anda sebenarnya harus fokus untuk tidak melebihi tenggat waktu yang Anda tetapkan.

Baca Juga: Grab dan Traveloka Siap di Bursa Saham AS

Mengapa ini perlu? Karena terkadang butuh waktu lama bagi calon sponsor untuk mengambil keputusan, apalagi jika berbentuk perusahaan, dan birokrasi pengambilan keputusan di perusahaan tersebut berbeda-beda.

Umumnya waktu yang paling tepat untuk mendapatkan sponsor adalah 3 hingga 6 bulan sebelum acara direncanakan, sehingga Anda punya waktu untuk mencari alternatif dan calon sponsor untuk mengambil keputusan.

Salah satu tip yang dapat kami berikan adalah tidak menunggu sponsor membuat keputusan, dan gunakan tenggat waktu ini untuk menemukan metode sponsorship lain yang dapat dicari.

d. Tentukan kebijakan strategis untuk sponsor

Cara mendapatkan sponsor untuk acara selanjutnya adalah dengan menentukan pendekatan strategis yang akan Anda lakukan kepada calon sponsor agar mereka tertarik dengan konsep acara yang Anda tawarkan.

Fokusnya di sini adalah bagaimana Anda dapat menghubungi calon sponsor, baik itu melalui telepon, mengirim proposal secara langsung, atau Anda dapat membuat janji dan bertemu langsung.

Tentunya akan berbeda, tergantung dari calon sponsor, individu, organisasi, lembaga atau perusahaan yang anda cari, sehingga sifatnya tentatif dan bisa disesuaikan dengan kondisi lokasi.

e. Rancang proposal yang menarik

Bergantung pada siapa calon sponsor dan skala acaranya, merancang desain yang menarik juga dapat digunakan sebagai cara untuk mendapatkan sponsor acara yang efektif.

Apalagi jika Anda sedang mencari sebuah perusahaan, tentunya perusahaan tersebut menerima proposal sponsor setiap hari, jadi jika proposal Anda didesain menarik, mereka akan memiliki kesempatan yang lebih baik untuk membacanya.

Cetak proposal menggunakan art carton dan art paper dengan desain warna lengkap untuk mendeskripsikan konsep acara Anda, dan isi kalimat yang pendek, jelas, dan penting agar dapat lebih memahami maksud dan tujuan acara Anda.

f. Bagaimana cara mengajukan proposal

Jika Anda telah berhasil memesan, langkah selanjutnya dalam meyakinkan calon sponsor untuk mendanai atau berkontribusi pada acara Anda adalah membuat proposal. Pada tahap ini, ada banyak hal yang perlu Anda perhatikan, mulai dari pakaian yang Anda kenakan, kepribadian Anda, pilihan bahasa Anda, dan banyak hal lainnya, tergantung siapa calon sponsor Anda.

Misalnya, untuk calon sponsor dari perusahaan, akan lebih baik jika Anda berpakaian rapi dan menunjukkan sikap profesional saat mengirimkan konten yang disarankan. Atau, jika Anda menemukan calon sponsor dari individu seperti orang tua (atau orang yang serupa), pastikan Anda sopan dan santun saat memberikan konsep acara.

Cobalah untuk tetap santai, tetapi jangan terlihat malas atau malas, dan pastikan calon sponsor dapat melihat dan memahami dengan jelas antusiasme dan motivasi Anda, serta pemahaman tentang acara tersebut.

g. Jangan mudah menyerah

Cara mendapatkan sponsor terakhir adalah dengan memiliki mentalitas dan semangat yang tidak mudah menyerah, Anda tidak akan pernah menyerah atau hanya malas mencari sponsor.

Karena Anda tidak pernah tahu siapa yang akan mensponsori acara yang Anda selenggarakan, dan terkadang mereka akan membuat keputusan baru di awal acara, seperti sebulan sebelum acara, atau bahkan seminggu sebelum acara.

Tetapkan jadwal untuk diri Anda sendiri, hubungi calon sponsor, dan tanyakan kepada mereka cara membuat keputusan tentang sponsor, dan pastikan Anda tidak terdengar “sehat” atau terburu-buru saat menghubungi mereka.

Tetapkan tenggat waktu untuk menanyakan calon sponsor kembali, misalnya satu minggu setelah proposal diajukan atau dua minggu setelah presentasi dipublikasikan, atau saat mereka dapat mengambil keputusan.

Jika mereka menolak atau tidak mengambil keputusan, mohon jangan berkecil hati, dan segera fokuskan pemikiran Anda pada calon sponsor lain yang masih memiliki kesempatan untuk bekerja sama dengan Anda, dan jangan terlalu memperhatikan calon sponsor yang tidak bisa. menyediakan layanan.

  1. Komunikasi dan koordinasi antar tim

Setelah menyelesaikan pembagian tugas dan tanggung jawab, Kamu harus bisa memastikan bahwa setiap saat dari mulai tahap persiapan sampai pelaksanaan, koordinasi dari antar tim harus selalu terjaga dan juga komunikasi yang baik.

Atur waktu untuk bertemu dengan penanggung jawab masing-masing tim, misalnya sekali atau beberapa kali dalam seminggu, untuk memperbarui tingkat pekerjaan yang dilakukan oleh masing-masing penanggung jawab, dan untuk segera mencari solusi saat ada masalah yang dihadapi.

  1. Teliti dan kritis

Saat melanjutkan kejadian, Anda harus selalu tetap berhati-hati dan kritis, serta tidak menunda-nunda menyelesaikan kendala yang muncul, agar tidak terlewat dan menimbulkan masalah di kemudian hari.

Tinjau anggaran dan tugas masing-masing tim, dan pastikan semuanya diselesaikan dengan memuaskan, sambil terus mempertimbangkan bagaimana membuat biaya lebih efisien, yang dapat meningkatkan keuntungan.

Selalu cek ulang dan pastikan Anda tidak yakin siapa yang bertanggung jawab, dan jangan berhenti “mengumpulkan” hasil dari tim, karena semua ini untuk memastikan suksesnya event yang Anda jalankan.

  1. Jangan mendapat masalah

Hal lain yang sering terjadi, terutama bagi event planner yang belum berpengalaman adalah sering terobsesi dengan satu atau beberapa masalah yang dapat menyebabkan tugas lain terhambat.

Jika Anda menemui masalah yang sulit dicari solusinya, sebaiknya Anda tidak menghabiskan waktu untuk mencari solusi dari masalah tersebut, karena terkadang Anda harus menyisihkannya untuk jangka waktu tertentu untuk memastikan bahwa tugas-tugas lain yang tidak bermasalah dapat berjalan dengan lancar.

Namun, jangan sampai Anda melupakan masalah yang sedang menunggu, dan jangan memikirkan solusinya, karena saat insiden semakin dekat, hal itu dapat mengganggu Anda, jadi harap pertimbangkan solusi sambil memecahkan masalah “lebih mudah” lainnya terlebih dahulu.

  1. Buat keputusan dengan cepat

Selain tidak hanya fokus pada satu atau dua hal saja, Anda juga harus cepat mengambil keputusan, apalagi jika Anda adalah CEO, karena segala sesuatu berjalan lancar dalam acara tersebut sepenuhnya terserah Anda.

Teknik yang bisa Anda coba adalah selalu tenang, baca dengan seksama dan pahami semua kendala, pertimbangkan semua kemungkinan solusi, tidak menutup kemungkinan ada alternatif solusi, dan diskusikan semuanya dengan tim untuk lebih memahami kendala tersebut.

  1. Evaluasi

Evaluasi selalu setiap pekerjaan yang dilakukan oleh tim agar dapat mengidentifikasi kemungkinan kendala atau area untuk perbaikan agar kegiatan dapat berjalan dengan lancar.

Hubungi staf yang bertanggung jawab atau konsultan acara yang Anda pekerjakan untuk mengevaluasi pekerjaan apa pun yang Anda lakukan untuk memahami apa yang perlu dilakukan.

Kesimpulan Bisa Didapat

Kegiatan operasional memang membutuhkan koordinasi dan persiapan yang matang, karena dalam proses pelaksanaannya akan banyak faktor dan peluang yang tidak diharapkan sehingga terjadi hal-hal yang tidak diinginkan.

Tidak hanya itu, meski tidak terjadi kecelakaan, jika tidak memantau dan mengkoordinasikan kerja tim, kemungkinan terjadinya kegagalan insiden masih memungkinkan. Oleh karena itu, kelincahan Anda dalam mengambil keputusan, ketepatan Anda dalam menyusun anggaran, dan hal-hal lain yang harus selalu Anda jaga dan perhatikan dengan baik agar dapat berhasil.

Dengan memperhatikan kesembilan poin di atas maka Anda akan dapat mengelola dan menjalankan event atau aktivitas dengan lebih efektif, sehingga event tersebut berjalan dengan lancar bahkan membawa keuntungan bagi Anda.