Cara Membuat Konsep Sebuah Acara yang Kreatif serta Menarik

Cara Membuat Konsep Sebuah Acara yang Kreatif serta Menarik

www.3-beards.comCara Membuat Konsep Sebuah Acara yang Kreatif serta Menarik. Event Organizer merupakan salah satu jenis usaha yang bergerak di bidang usaha entertainment dan membutuhkan sumber daya manusia yang kompeten di bidang tersebut. Sebagai seorang EO professional, Anda membutuhkan sosok yang berani, kreatif, dan cerdas agar dapat memberikan layanan berkualitas yang berdampak pada kepuasan pelanggan.

Diharapkan lembaga pendidikan mampu memenuhi kebutuhan dunia usaha akan kualitas sumber daya manusia yang berkualitas yang dibutuhkan oleh pelaku usaha penyelenggara acara penyelenggara. Penyusunan materi pembelajaran bagi penyelenggara acara adalah untuk menambah pengetahuan dan keterampilan siswa agar memiliki kemampuan yang sesuai dengan kebutuhan wilayah kerja. Modul ini terdiri dari delapan kegiatan pembelajaran, meliputi pengertian, jenis dan fungsi EO, sumber daya manusia di EO, sistem kerja EO, kegiatan organisasi, peran sponsor di EO, pengelolaan keuangan EO, mitra kerja EO, dan praktik implementasi. aktivitas. Kuliah selesai.

Perkiraan waktu yang dibutuhkan untuk mendemonstrasikan modul ini adalah dua pertemuan tatap muka dalam seminggu, dan satu pertemuan tatap muka terdiri dari dua jam. Siswa dapat menggunakan modul secara mandiri dengan membaca dan memahami setiap materi pembelajaran dan contoh yang diberikan dalam modul, mengerjakan pekerjaan rumah sesuai petunjuk, dan memberikan umpan balik dengan mengajukan pertanyaan latihan di akhir modul. Setelah mempelajari materi I hingga VIII, siswa dapat menggunakan pengetahuan dan keterampilannya dalam menyelenggarakan kegiatan dalam kegiatan praktikum.

Jika berbicara tentang penyelenggara acara (selanjutnya disebut EO), pertama-tama kita harus memahami standar penyelenggara acara. Istilah ini sangat populer sekarang karena dunia EO berkembang dimana-mana. Bahkan, ada yang menjadikannya sebagai profesi. Dari segi kepanitiaan, pengorganisasiannya pun tidak jauh berbeda, dari “pemisahan sekolah” hingga “pasca mutasi”, kami selalu mengikuti apa yang disebut kepanitiaan.

Penyelenggara acara Adrie Subono mengatakan: Penyelenggara acara adalah penyelenggara acara, sedangkan menurut pakar manajemen Rhenald Kasali, bisnis penyelenggara acara adalah bisnis yang terus menerapkan konsep manajemen yang konsisten dalam eksplorasi dunia hiburan secara terus menerus. Ini dibangun oleh tim yang mencatat pemilihan acara, acara pengemasan, pembayaran, penyimpanan lisensi, memastikan keamanan implementasi, mencatat fluktuasi permintaan pasar dan menyiapkan teknologi dan pemasaran, menyiapkan laporan acara atau setiap acara selama acara berlangsung.

Penyelenggara acara adalah sekelompok orang yang terdiri dari tim eksekutif, tim staf, tim produksi, dan tim manajemen. Mereka melakukan tugas operasi atau organisasi program acara untuk mewujudkan program acara. Dalam pengertian sederhana, yang disebut event organizer adalah pengelola acara (event organizer). Setiap acara ini yang diadakan dirancang guna menguntungkan kedua belah pihak ini (penyelenggara dan peserta acara). Keuntungan ini tidak harus besar, tetapi bisa juga tidak substansial.

Baca Juga: Faktor yang Mempengaruhi Kegagalan Dalam Sebuah Event

Dari pesta ulang tahun keluarga hingga berbagai kegiatan di tingkat olimpiade dunia, kerja EO sangat dibutuhkan. Tanpa bantuan EO, kejadian tersebut tidak akan terwujud. Istilah event organizer (EO) bisa berbeda-beda, seperti: produksi, diseminasi, biro / agen pelayanan, manajemen, panitia organisasi, panitia organisasi, hiburan, dll. Padahal, sebagai seorang EO tidak mungkin menyelenggarakan semua kegiatan dan harus mengklasifikasikan kekhususannya. Klasifikasi ini wajar. Biasanya melibatkan pelanggan yang biasa dilayani. Beberapa kategori EO meliputi:

EO profesional kontraktor adalah ahli yang melayani perusahaan atau agen yang bersedia. Hampir semua perusahaan atau instansi memiliki acara internal atau prosedur acara yang diselenggarakan oleh mereka. Untuk itu, biasanya mereka bekerjasama dengan EO untuk memastikan efisiensi dan keberhasilan kampanye. Hal ini dikarenakan mereka tidak memiliki cukup waktu, tenaga dan ide untuk membentuk panitia internal untuk melaksanakan seluruh kegiatan.

Ini berbeda dengan kegiatan rencana promosi mereka. Misalnya ulang tahun perusahaan, mengoleksi event untuk konsumen, agen atau memenuhi kebutuhan travel canvas, direct sales, dll. Pakar perencanaan EO menjual sebagian besar hidup mereka kepada sponsor melalui konsep perencanaan / acara yang mereka buat. Misalnya, acara atau kegiatan hiburan, bazar / pameran, olahraga / balapan mobil, dll.

Perkembangan dunia bisnis Indonesia akhir-akhir ini menunjukkan arah yang menggembirakan. Hal ini bisa dibuktikan dengan adanya menjamurnya badan usaha kecil yang bergerak di sektor bidang barang dan juga jasa. Penyelenggara acara salah satunya, dalam hal ini Pengertian EventOrganizer lebih spesifik pada industri yaitu lembaga formal dan informal yang dapat dipercaya untuk terlibat dalam suatu kegiatan.

Kegiatan tersebut: launching produk baru, gathering, seminar, pentas musik, dll, akan disesuaikan dengan kebutuhan pengguna jasa atau inisiatif penyelenggara acara. Di sini terlihat dari keberlangsungan penyelenggara acara yang menjadi pembeda antara penyelenggara acara berupa kepanitiaan (produksi internal) dan penyelenggara acara profesional.

Jika berbentuk kepanitiaan, maka setelah kegiatan selesai, tugas orang-orang yang terlibat di kepanitiaan juga selesai. Sedangkan pada event organizer yang mengarah pada profesi, meski kegiatannya sudah berakhir, aktivitas orang-orang yang ada di dalamnya tetap berjalan. Peran EO terlihat dalam pelaksanaan tugasnya menyelenggarakan berbagai acara sesuai spesifikasinya.

Peran EO dalam menjalankan tugasnya adalah sebagai berikut:

  1. EO sebagai penyelenggara acara. Segala sesuatu yang berhubungan dengan acara mulai dari persiapan hingga pembuatan laporan menjadi tanggung jawab
  2. Tugas utama EO dan prinsipnya adalah mengatur seluruh acara dari A sampai Z
  3. Tugas EO adalah membantu kliennya agar bisa mengadakan event yang diinginkan, support penuh !, kenapa klien tidak mengadakan event sendiri karena keterbatasan sumber daya manusia yang fokus pada hal ini dan bukan tugas utamanya.
  4. Klien memiliki fokus yang besar pada merek dan perusahaan. Jadi disini ada permintaan dan peluang yang besar bagi EO untuk masuk. EO dapat membantu klien untuk mempromosikan merek perusahaan mereka.
  5. Klien menyampaikan event kepada EO yang sudah professional dibidangnya dan tentunya hasilnya harus lebih baik dari pada dikerjakan sendiri
  6. EO merupakan usaha di bidang jasa yang ditunjuk secara sah oleh kliennya, guna menyelenggarakan rangkaian acara secara keseluruhan mulai dari perencanaan, persiapan, pelaksanaan hingga evaluasi guna mewujudkan tujuan yang diharapkan klien atas acara tersebut.
  7. EO harus menjadi penyedia solusi bisnis untuk kebutuhan klien, dukungan untuk bersama-sama memikirkan keputusan terbaik dan tepat untuk acara tersebut.
  8. Peran EO adalah sebagai mitra bisnis, bukan pelayan. Jadi secara hierarki, sejajar dengan klien, tanggung jawabnya sama.

Gambaran Umum EO

Event Organizer atau EO bisa dikatakan sekumpulan orang yang ahli dibidangnya, dalam menyelenggarakan suatu acara atau acara. Dan karena acara biasanya bersifat kompleks (mengandung berbagai unsur atau komponen), maka dibutuhkan pula sejumlah orang yang mumpuni dalam berbagai unsur tersebut untuk menggarap acara tersebut. Dulu misalnya di era 80-90an, acara atau acara ulang tahun anak usia sekitar 5 atau 7 tahun harus disiapkan sedemikian rupa agar meriah dan berkesan.

Mungkin satu-satunya bakat yang dibutuhkan adalah pesulap atau badut, atau pendongeng. Atau mungkin ketiganya sekaligus. Namun dalam pelaksanaannya di lapangan, dibutuhkan lebih dari sekedar tenaga berbakat. Selain orang tua yang menjadi promotor, mungkin juga ada bibinya yang mendaftar siapa saja yang perlu diajak, jenis makanan apa yang perlu disajikan, pengaturan program seperti apa dan lain sebagainya. Dan paman juga bisa membantu dengan memilih bentuk undangan, mencari toko termurah, menawar harga, mencari sound system dan lain sebagainya.

Lalu ada sepupu yang lebih tua yang mungkin dapat membantu dengan cara mengirimkan undangan itu ke beberapa tetangga, memasang pita warna-warni, meniup balon. Dan jangan lupa, peran bibi di dapur menyiapkan makanan. Padahal, untuk mengadakan pesta ulang tahun untuk anak kecil membutuhkan lebih dari 2-3 orang yang harus mampu mengerjakan beberapa tugas sekaligus.

Nah, di era yang dimulai dari tahun 90-an hingga sekarang, cukup dengan memesan restoran Fast food lalu sebarkan pesan lewat ponsel kepada para undangan, acara lengkap dengan badut, MC, dekorasi, sound system dan lain-lain siap digelar. Secara garis besar, itulah EO. Sekelompok orang yang memiliki tugas dan fungsi berbeda tetapi dapat berkolaborasi dan bekerja sama untuk menyukseskan acara. Semakin kompleks programnya, tentunya membutuhkan lebih banyak personel di tubuh EO.

Jika kita melihat ke dalam struktur sebuah EO, kita akan menemukan berbagai posisi dan gelar yang tentunya disesuaikan dengan event yang akan diadakan. Namun jika kita melihat pada suatu perusahaan EO, maka kita akan coba melihat bahwa strukturnya ini kurang lebih hampir sama dengan struktur di perusahaan jasa pada umumnya. Dalam sebuah perusahaan EO biasanya terdapat: – bagian pemasaran, – bagian administrasi, – bagian keuangan, – dan bagian teknis dari EO itu sendiri. Seperti diketahui, tugas utama departemen pemasaran adalah mencari klien untuk EO.

Kemudian administrasi bertanggung jawab untuk mengurus semua sistem administrasi yang diperlukan. Kemudian departemen keuangan bertugas “mengawal tujuan” perusahaan EO dalam hal keuangan dan akuntansi. Kemudian bagian teknis dari EO adalah bagian yang bertugas untuk menyelenggarakan acara tersebut. Yang ingin kami bahas dalam topik ini adalah posisi di bagian teknis EO. Tidak semua posisi dapat dijelaskan dalam ulasan ini. Setiap perusahaan memiliki aturan dan kebijakan yang berbeda, oleh karena itu posisi yang dijelaskan sebaiknya tidak dijadikan sebuah patokan. Sebaliknya, tempatkan pada posisi yang Anda butuhkan buat usaha EO Anda.

Membuat Konsep Sebuah Acara yang Kreatif serta Menarik

Berikut ini akan kami berikan informasi bagaimana cara membuat konsep acara yang kreatif dan menarik sehingga mampu menarik banyak pengunjung dan tentunya calon sponsor untuk berkontribusi pada acara tersebut. Agar sebuah acara tampil kreatif dan menarik, banyak hal yang bisa dilakukan, dan tidak selalu dengan membuat acara menjadi unik alias belum pernah dilakukan oleh siapapun sebelumnya.

Baca Juga: Web Developers Teratas di Eropa Timur

Hal terpenting di sini adalah Anda harus memastikan bahwa acara tersebut akan meninggalkan kesan yang dalam dan menyenangkan buat mereka yang telah berpartisipasi, baik sebagai pengunjung, peserta, pemain, atau penyandang dana dan sponsor. Dengan membuat acara yang berkesan tentunya akan menghasilkan pengalaman tersendiri dan akan membuat acara Anda terlihat lebih menarik, bahkan kreatif, sehingga akan terus dibicarakan oleh semua orang. Lalu, bagaimana caranya membuat acara yang berkesan, menarik, bahkan kreatif?

Tentunya semuanya akan dimulai dari penyusunan konsep acara yang matang dan menarik, namun tetap masuk akal untuk dilaksanakan, dan akan mampu mengundang minat dan ketertarikan, baik dari sponsor, calon pengunjung, maupun calon peserta. Ada beberapa tahapan yang bisa Anda coba lakukan saat menyusun konsep acara, yang jika Anda terapkan diharapkan akan membantu Anda dalam menciptakan konsep acara yang kreatif dan menarik, yang akan kami jelaskan di bawah ini:

  1. Cari referensi sebanyak mungkin

Pertama-tama yang perlu Anda lakukan dalam membuat konsep acara yang menarik adalah mencari sebanyak mungkin referensi acara lainnya, terutama yang sesuai dengan acara yang akan Anda buat. Ini berguna untuk memancing ide-ide kreatif Kamu sendiri, karena dengan kamu melihat berbagai referensi dari program, Anda mungkin akan terpikir akan ide baru, atau hasil gabungan dari referensi tersebut.

  1. Studi Kasus dari Peristiwa Masa Lalu

Tidak hanya melihat referensi eksternal, Anda juga harus membedah setiap peristiwa yang Anda ambil sebagai contoh, dan mencoba menganalisis apa saja yang dibutuhkan agar acara tersebut dapat berjalan dengan baik. Dengan begitu Anda akan lebih memahami apakah Anda dapat melakukan acara serupa atau tidak, dan jika tidak memungkinkan, apa saja alternatif yang dapat Anda coba. Pahami juga siapa yang menjadi sponsor acara, dari industri apa, siapa target audiensnya, berapa harga tiket masuknya, di mana lokasinya, kendala apa yang mereka hadapi, dan lain sebagainya.

  1. Mengembangkan Konsep Awal

Langkah selanjutnya adalah mencoba membuat draft kasar dari konsep yang ingin Anda sampaikan setelah melihat dan mengamati contoh kasus yang sudah ada, tanpa memerlukan data yang valid. Buatlah konsep awal yang hanya memuat unsur-unsur tanpa harus menyusun rencana anggaran, untuk membantu Anda membentuk kerangka dasar konsep acara.

  1. Hapus Elemen yang Tidak Diperlukan

Setelah konsep awal selesai, barulah Anda harus memilah dan menghilangkan unsur-unsur yang tidak dibutuhkan, baik karena menurut Anda akan sulit untuk diterapkan, atau yang menurut Anda hanya akan menambah biaya, atau faktor lainnya. Pengertian elemen disini bisa dari berbagai macam hal, misalnya konsep desain panggung, gimmick dari acara, performer, spesifikasi sound system dan lighting, atau hal lain yang Anda masukkan ke dalam konsep awal. Berguna juga untuk mengantisipasi jika kesiapan Anda dipertanyakan oleh atasan Anda, atau calon sponsor atau penyandang dana, karena Anda bisa mengajukan daftar vendor agar mereka juga paham berapa anggaran yang Anda butuhkan dan juga kemungkinan suatu elemen bisa terlaksana. atau tidak.

  1. Membentuk Tim yang Kompeten

Meski masih dalam tahap konsep, sebaiknya Anda juga sudah mulai menyusun siapa saja yang akan Anda masukkan dalam tim inti penyelenggara acara, dan lebih baik lagi jika Anda bisa memastikan kesediaannya. Memilih orang yang tepat untuk suatu posisi dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas pekerjaan Anda nanti saat mempersiapkan sebuah acara, dan juga dapat meningkatkan kredibilitas Anda jika orang tersebut sudah memiliki reputasi.

  1. Lakukan curah pendapat dengan Tim

Setelah tim terbentuk, ada baiknya jika membahas konsep acara yang akan Anda usulkan kembali, dan berusaha mendapatkan masukan dari masing-masing anggota tim pelaksana yang Anda tunjuk. Perlu dicatat bahwa Anda tidak perlu harus melaksanakan proposal mereka, tetapi Anda harus mempertimbangkan dengan cermat apakah proposal yang diberikan benar-benar memberikan manfaat yang signifikan atau tidak.

  1. Menyusun Daftar Sponsor

Setelah konsep disusun dan diselesaikan, langkah selanjutnya dalam membuat konsep acara adalah menyusun daftar sponsor yang memiliki peluang terbaik untuk mendanai acara yang akan Anda selenggarakan. Pastikan calon sponsor yang Anda kumpulkan memiliki target audiens yang serupa dengan target audiens acara Anda, atau sesuai dengan tema kegiatan, industri yang Anda targetkan, atau apa pun yang bermanfaat bagi potensialnya. sponsor.

  1. Menyusun proposal yang menarik

Ketika konsep sudah matang, tim sudah siap, Anda juga sudah membuat daftar vendor dan sponsor, selanjutnya langkah selanjutnya adalah menyusun proposal menarik untuk calon sponsor dan penyandang dana. Isi proposal biasanya berupa paket sponsorship yang berisi pengembalian seperti apa yang akan diterima calon sponsor jika berminat mendanai acara, misalnya memasang logo sponsor di spanduk, brosur, menyediakan booth di lokasi acara, dan seterusnya.

  1. Buat Survei

Untuk lebih memperkuat persiapan Anda, Anda juga bisa mencoba melakukan survei terhadap calon pengunjung atau calon peserta dalam konsep acara Anda, dengan tujuan untuk mengetahui seberapa menarik acara tersebut bagi mereka. Sebab, semenarik dan sekreatif apapun konsep acara yang menurut Anda dan tim Anda buat, jika dirasa kurang menarik oleh calon pengunjung atau peserta yang Anda targetkan, tentu akan sia-sia dan hanya akan membuang waktu dan uang.

  1. Tinjau Acara Konsep

Anda juga perlu mereview konsep acara walaupun sudah banyak merevisi dan menghilangkan berbagai elemen di dalamnya, untuk memastikan apakah ada hal-hal yang masih kurang atau bahkan bisa ditambahkan ke dalamnya. Namun Anda juga harus tahu kapan saatnya Anda berhenti mereviewnya, karena dikhawatirkan jika terlalu sering direview, bisa jadi terdapat terlalu banyak tambahan yang membuat konsep program terlalu jauh dari tujuan semula.