April 4, 2023
Tips Terbaik Untuk Perencanaan Dan Manajemen Acara Yang Sukses
Tips Terbaik Untuk Perencanaan Dan Manajemen Acara Yang Sukses – Merencanakan sebuah acara adalah proses yang mengasyikkan tetapi bisa sangat menegangkan, jika ada hal kecil yang terlewatkan atau tidak direncanakan tepat waktu.
Tips Terbaik Untuk Perencanaan Dan Manajemen Acara Yang Sukses
3-beards – Seperti bisnis lainnya, manajemen acara juga merupakan proses yang terencana dan terorganisir. Peristiwa yang tak terlupakan tidak terjadi begitu saja. Mengorganisir dan mengadakan acara membutuhkan perencanaan.
Baik itu konferensi, pertemuan dealer , atau hari penghargaan karyawan, dan apakah Anda memiliki waktu tiga minggu untuk merencanakan atau satu tahun penuh, kesuksesan acara Anda ada dalam detailnya.
Kami telah mengumpulkan 10 tip teratas untuk perencanaan & manajemen acara perusahaanyang akan membantu Anda menguasai seni merencanakan acara yang berkesan dan efektif.
1. Mulailah lebih awal
Mulailah merencanakan sesegera mungkin. Jika acara Anda adalah acara besar, Anda harus mulai merencanakannya secara realistis tiga hingga empat bulan sebelumnya.
Acara yang lebih kecil membutuhkan setidaknya satu bulan untuk direncanakan. Agar putaran final hingga acara berjalan lancar, cobalah untuk menyiapkan daftar periksa sesegera mungkin dan mulailah membekukan hal-hal satu per satu secara efektif.
2. Tentukan audiens target Anda
Hal penting berikutnya adalah menentukan siapa target audiens Anda. Dari sini semua keputusan lain akan jatuh pada tempatnya. Format, konten, harga, lokasi, dll. Semuanya akan mengalir dari keputusan pertama. Pendekatan terstruktur ini juga akan membantu Anda tetap fokus untuk mencapai tujuan tertentu. Dengan cara itu Anda cenderung membiarkan ruang lingkup menjadi terlalu luas atau dipermudah.
3. Memiliki tujuan bisnis yang jelas untuk mengadakan acara tersebut
Sebelum Anda dapat mulai merencanakan acara yang sukses, jelaskan mengapa Anda melakukannya sejak awal. Mengapa? Karena setiap keputusan setelah itu harus mendukung tujuan utama Anda. Apakah itu generasi pemimpin? Apakah tujuan Anda untuk menciptakan jaringan dealer yang kuat atau keterlibatan karyawan? Rencanakan dengan tepat dan tetapkan tujuan yang jelas dan dapat dicapai.
4. Tetapkan anggaran Anda
Setelah Anda siap dengan daftar periksa Anda, Anda dapat membuatnya tercermin dalam lembar biaya Anda. Analisis masing-masing dengan sangat cermat dan alokasikan anggaran yang cukup besar untuk setiap kepala setelah melakukan pekerjaan dasar.
Baca Juga : Membangun Merek telah Menjadi Tantangan yang Menjengkelkan
Ambil setiap pengiriman dalam lembar ini, baik itu tempat, hiburan, dekorasi, branding, makanan & minuman, lisensi acara, logistik, percetakan atau tenaga kerja dll. Juga disarankan untuk memiliki cadangan dana darurat jika terjadi situasi tak terduga seperti hujan atau lainnya isu seperti itu.
5. Pilih tempat yang terpercaya
Lokasi acara Anda dapat membuat atau menghancurkan tingkat stres Anda. Selalu pergi ke tempat yang dapat diakses dan didekati yang cocok untuk ukuran audiens Anda. Tempat yang menyediakan hal-hal seperti tempat duduk, katering, dan pencahayaan mengurangi beban daftar tugas Anda. Anda juga dapat merencanakan tempat yang tidak konvensional seperti taman jogging, bus pesta, atau naik metro, dll. semua tergantung pada kepercayaan Anda dengan tempat, kelayakan, dan ukuran tamu, dll.
6. Pilih tema dan format
Setelah Anda menetapkan tujuan dan menentukan audiens, saatnya memilih format dan tema untuk acara tersebut. Setiap peristiwa memiliki banyak kemungkinan dan banyak keterbatasan secara bersamaan. Membuat acara luar biasa bebas kesalahan sambil mempertahankan format tradisional tetap utuh dan untuk mengakomodasi peluang menarik untuk berinteraksi adalah tugas manajer acara. Selalu tawarkan kesempatan bagi peserta untuk melakukan sesuatu yang menyenangkan, berkesan, dan menghibur yang biasanya tidak akan mereka lakukan di mana pun atau kapan pun. Ini mungkin termasuk mendengar dari pembicara, komedian, atau band terkenal; bermain di lapangan golf yang luar biasa; atau mencoba sesuatu yang baru, mendebarkan, atau eksklusif untuk pertama kalinya.
7. Mulailah menyelesaikan vendor Anda
Sekarang ketika Anda telah menetapkan rencana Anda yang lain seperti ukuran audiens, tempat, tema, format & anggaran, Anda harus mulai menyelesaikan vendor untuk rencana perjalanan Anda. Rencanakan pertemuan mendetail, bersiaplah dengan semua pengarahan, rencana tata letak, dan alur acara Anda. Bagikan dengan vendor tepercaya Anda dan buat tema sepenuhnya memahami ide dan harapan Anda. Dorong vendor Anda untuk berbagi ide dan teknologi terbaru lainnya yang dapat mereka tawarkan. Buat kontrak yang tepat dan bekukan satu per satu. Ini akan menghilangkan stres dari pundak Anda dan sekarang Anda siap dengan tim teknis Anda.
8. Alokasikan tanggung jawab
Sangat penting untuk mendistribusikan tugas di antara anggota tim. Pada akhirnya manajemen acara adalah kerja tim. Kelompokkan setiap sub tugas Anda ke dalam beberapa kepala tugas utama. Seperti makanan & minuman adalah salah satu tugas utama yang terdiri dari banyak sub kepala seperti pemilihan menu, pengaturan prasmanan, layanan, lisensi minuman keras, alat makan barang pecah belah, dll Delegasikan Setiap kepala utama ke tim yang terdiri dari anggota tim khusus. Berikan setiap anggota tim sebuah dokumen dengan tanggung jawab yang diberikan, sehingga setiap orang tahu siapa yang harus dihubungi untuk masalah tertentu.
9. Lakukan pemeriksaan akhir 72 jam sebelum acara
Pastikan Anda sudah menginformasikan kepada peserta cara menuju ke lokasi, mengundang semua tamu penting, dan menyiapkan materi cetak, audio, dan konten video. Periksa apakah setiap orang memahami tugas dan tanggung jawabnya dan apakah ruangan sudah siap. Jika memungkinkan, cobalah menjalankan simulasi 24 jam sebelum acara untuk memeriksa apakah semuanya sudah siap, berfungsi, selesai tepat waktu.
10 . Menjalankan acara & manajemen di belakang panggung
Perhatikan setiap layanan. Setiap pengelola tugas utama harus terhubung secara nirkabel satu sama lain untuk berada dalam lingkaran konstan. Pastikan tim Anda mengikuti Aturan Wajah Bebek. Ramah terhadap peserta, pembicara dan mitra. Cobalah untuk menjawab masalah atau pertanyaan mereka dan penuhi harapan mereka, meskipun Anda merasa lelah dan tidak semuanya berjalan sesuai rencana. Pada akhirnya, yang diingat orang adalah bagaimana mereka diperlakukan dan suasananya, bukan apa yang dikatakan pembicara di atas panggung.